Ein Büroumzug beschränkt sich nicht auf den Möbeltransport: Er betrifft die Organisation des gesamten Unternehmens. Eine gute Vorbereitung hilft, die Betriebsunterbrechung zu verkürzen und die Einrichtung in den neuen Räumlichkeiten zu erleichtern.
Wer leitet das Projekt?
Benennen Sie intern eine für den Umzug verantwortliche Person. Sie koordiniert die Teams, bündelt die Informationen und dient als zentrale Ansprechperson für das Umzugsunternehmen und die anderen Dienstleister.
Was muss erfasst werden?
Listen Sie auf, was umgezogen werden muss: Arbeitsplätze, Schränke, Archive, IT-Ausstattung, spezielle Geräte. Nutzen Sie die Gelegenheit zum Aussortieren: zu vernichtende Archivunterlagen, zu ersetzende Möbel, veraltete Geräte. Weniger Volumen bedeutet einen schnelleren Umzug.
Wie bereiten Sie die Einrichtung der neuen Räumlichkeiten vor?
Ein Einrichtungsplan zeigt, wo jeder Arbeitsplatz, jedes Möbelstück und jedes Team untergebracht werden soll. Nummerieren Sie die Büros und kennzeichnen Sie Kartons und Möbel mit dieser Nummer: So wissen die Umzugshelfer sofort, wo sie jeden Gegenstand abstellen sollen.
Wie begrenzen Sie die Betriebsunterbrechung?
- planen Sie den Umzug in einer Zeit mit geringerer Auslastung oder am Wochenende; - gehen Sie schrittweise, Abteilung für Abteilung vor, sofern die Räumlichkeiten dies erlauben; - planen Sie die Verlegung der Telefon- und Internetanschlüsse frühzeitig; - vereinbaren Sie das Trennen und Wiederanschließen der IT-Ausstattung mit Ihrem IT-Dienstleister.
Wie kommunizieren Sie mit den Teams?
Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig über Termin, Organisation, vorzubereitende Kartons und Anweisungen für persönliche Gegenstände. Benachrichtigen Sie auch Ihre Kunden und Lieferanten über Ihre Adressänderung.
Was ist nach dem Umzug einzuplanen?
Der Umzug endet mit der Wiedermontage der Möbel, der Wiedereinrichtung der Arbeitsplätze und der Neugestaltung der Räume. Denken Sie auch an die Übergabe der bisherigen Räumlichkeiten, der häufig eine vollständige Reinigung vorausgeht.
KENKENY S.A. unterstützt Unternehmen in Luxemburg beim Umzug, bei der Verlagerung und bei der Neugestaltung von Büros, mit Möbelmontage und Reinigung auf Anfrage.