Uma mudança de escritórios não se limita ao transporte de móveis: afeta a organização de toda a empresa. Uma boa preparação permite reduzir a interrupção da atividade e facilitar a instalação nos novos espaços.
Quem coordena o projeto?
Designe uma pessoa responsável pela mudança internamente. Esta coordena as equipas, centraliza as informações e serve de interlocutor único para a empresa de mudanças e os outros prestadores.
O que deve ser inventariado?
Liste o que deve ser transferido: postos de trabalho, armários, arquivos, material informático, equipamentos específicos. Aproveite para fazer uma seleção: arquivos a destruir, mobiliário a substituir, material obsoleto. Menos volume significa uma transferência mais rápida.
Como preparar a disposição das novas instalações?
Uma planta de disposição indica onde cada posto, cada móvel e cada equipa deve ficar instalado. Numere os escritórios e etiquete as caixas e o mobiliário com esse número: assim, os profissionais de mudanças sabem imediatamente onde colocar cada elemento.
Como limitar a interrupção da atividade?
- planeie a mudança para um período de menor atividade ou para o fim de semana; - proceda por fases, departamento a departamento, se as instalações o permitirem; - antecipe a transferência das linhas telefónicas e da internet; - preveja a desconexão e a reconexão do material informático com o seu prestador de serviços informáticos.
Como comunicar com as equipas?
Informe os seus colaboradores com a devida antecedência: data, organização, caixas a preparar, instruções para os objetos pessoais. Avise também os seus clientes e fornecedores da alteração de morada.
O que prever após a transferência?
A mudança termina com a remontagem do mobiliário, a reinstalação dos postos de trabalho e a reorganização dos espaços. Pense também na vistoria das antigas instalações, frequentemente precedida de uma limpeza completa.
A KENKENY S.A. acompanha as empresas no Luxemburgo na mudança, transferência e reorganização de escritórios, com montagem do mobiliário e limpeza mediante pedido.